Services

Actualisation annuelle – mode d’emploi

Voilà revenu le temps des feuilles mortes et de l’actualisation annuelle pour les offices producteurs du réseau SITLOR !
Pour les référents SITLOR dans les OT, comme pour les administrateurs, c’est LA période de l’année où l’on consacre le plus de temps à la base de données SITLOR. Il s’agit de collecter l’information, de la saisir dans MAJSIT puis de la contrôler.

Ayant eu le plaisir d’animer tout récemment une formation dédiée à l’actualisation pour l’Office de Tourisme du Bassin de Pompey, je saisis l’occasion de partager un mode d’emploi à l’usage de tous les utilisateurs, débutants de « l’actu » comme vieux briscards du SITLOR !

Commençons par la phase la plus ingrate et difficile à réaliser : la collecte.

  1. Il s’agit de l’organiser au mieux dans le respect de vos contraintes personnelles et du calendrier d’actualisation. Chaque administrateur départemental propose un calendrier d’actualisation (souvent validé lors d’un Club Utilisateurs). Visitez cette page pour télécharger le calendrier de votre département.
    Vous devez établir un rétro planning en partant de ce calendrier.
    Prenons un exemple : si la date de mise à jour de la catégorie Organisme de tourisme est fixée au 01/09, je conseille de commencer la collecte des informations un mois avant, soit le 01/08. Ne laissez pas le mois complet à vos prestataires, demandez un retour des questionnaires sous 15 jours. J’ai pu constater qu’un délai trop long conduit de nombreux prestataires à remettre à plus tard. Votre précieux questionnaire est sous une pile de chose à traiter plus tard ! Cela nous mène au 15/08 et vous laisse donc 15 jours pour effectuer les relances vers les retardataires ou poser des questions complémentaires aux étourdis (ceux qui omettent le tarif ou les horaires).
  2. En termes d’organisation pratique, vous pouvez optez pour l’impression des grilles d’actualisation (modèles MAJ-…) et leur envoi postal ou par mail en version PDF.
    Vous pouvez aussi décider de passer au tout numérique en utilisant le module MAJSIT light, qui permet de donner un accès SITLOR à vos prestataires. Cela nécessite une formation * pour le référent SITLOR et une communication vers les partenaires. Les paramétrages peuvent être effectués en une journée. Les gains de temps et d’argent sont précieux mais le taux de retour n’est pas forcément meilleur. * Module de formation M3 – MAJSIT web – paramétrages initiaux et lancement des campagnes (niveau Expert).
    Une solution mixte est évidemment envisageable : certains partenaires en MAJSIT light, d’autres à l’ancienne avec un questionnaire papier.
    Certains OT ont d’excellents résultats en imprimant les questionnaires et en allant à la rencontre des partenaires, dans leurs établissements.
  3. Ces multiples possibilités de collecte, les dates d’actualisation différentes selon les catégories d’offres, vos propres contraintes d’organisation font que l’exercice est complexe. Mettre en place un fichier de suivi de votre actualisation est une bonne idée !
    Exportez toutes vos fiches depuis CYBTOUR (le titre, la commune, le type, les coordonnées téléphoniques et le mail). Ajoutez quelques colonnes pour indiquer le mode de collecte (courrier, mail, MAJSIT light), la date d’envoi, la date de relance, une colonne pour des remarques (par exemple : grille retournée sans tarif).
    Cela vous permettra de travailler à plusieurs en sachant toujours où vous en êtes : une personne peut être en charge des relances et a donc besoin de filtrer les offres non mises à jour.
    Un tel fichier vous aidera aussi à répondre 6 mois après l’actualisation à un prestataire qui s’étonne de ne pas voir ses tarifs à jour : une recherche rapide dans le fichier donne son historique.
    Et vous pourrez même faire des statistiques sur votre actualisation.

La seconde phase est la saisie des informations.
Quelque soit le mode de collecte choisi, l’OT producteur est responsable des informations saisies. Il vous faut donc saisir et/ou vérifier les informations transmises par les prestataires, conformément au Mode opératoire de saisie des données. Le bon profil pour ce travail : une personne rigoureuse, à la forte capacité de concentration, surtout si elle doit travailler à l’accueil en parallèle.

Enfin, une fois la saisie terminée, il est temps de contrôler vos informations. Seules les personnes qui ne font pas de saisie ne font pas d’erreurs de saisie… voilà une belle porte ouverte à enfoncer ! Il faut certes dédramatiser les erreurs potentielles mais ne pas oublier de les traquer.
Vous pouvez réaliser des exports par catégorie d’offres pour vérifier la présence des tarifs, classements, labels, etc.
Quelques requêtes simples détectent les fiches sans date, ou celles sans prestataire, les fiches dont le géoréférencement n’est pas précis…
Je suis à votre disposition pour animer un atelier sur site ! Si une formation axée sur le contrôle Qualité vous intéresse, n’hésitez pas à en faire par à la FROTSI Lorraine.

Voilà un article, je l’espère, qui vous aidera à bien mener votre actualisation, je suis à votre disposition pour vous aider à chaque étape.

Je vous souhaite à toutes et à tous courage et opiniâtreté pour cette actualisation 2019 !

 

Laisser un commentaire

Choisissez une méthode de connexion pour poster votre commentaire:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion /  Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion /  Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion /  Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion /  Changer )

Connexion à %s